Variabel data printen is het toepassen van data uit een database voor het printen van communicatie-uitingen. Denk hierbij aan een persoonlijke direct mail, brochure, programmakaart of uitnodiging voor bijvoorbeeld een evenement.

Het is de ideale manier om een doelgroep op een persoonlijke manier te benaderen. En met behulp van data is het mogelijk om direct in te spelen op de specifieke behoefte van de klant. Het toepassen van variabel data printen maakt de boodschap persoonlijk, wat de respons van de direct mail doet stijgen. Een goede persoonlijke direct mail bevat drie basis ingrediënten:

• een geoptimaliseerd databestand
• een aantrekkelijk aanbod
• een aansprekende vorm

Hoe werkt Variabel Data Printen? Ook wel Variable Data Printing (VDP) genoemd

Bij (VDP) wordt het printproces aangestuurd door één of meerdere databestanden. De data zorgt dat er verschillende variabelen worden geprint. Gevarieerde tekst, en afbeeldingen zijn typische inhoudselementen, maar lay-out, elementpositionering en zelfs documentkeuze zijn slechts enkele van de andere variabelen. Op deze manier kan iedere print dynamische worden samengesteld met data.  Zo kan voor ieder document een andere inhoud worden geprint en worden toegespitst op de persoonlijke interesses van de geadresseerde. De boodschap kan per ontvanger volledig anders zijn en zo meer aansluiten op de behoefte en interesses van de ontvanger.

Doelgroepselectie

Voor het versturen van een gepersonaliseerde direct mail is het belangrijk om te weten wie je wat aanbiedt. Zoals in elke mailing staan er persoonlijke gegevens, maar deze gegevens kunnen ook op een geheel eigen wijze in de mailing worden verwerken. Zo is het mogelijk om de naam, woonplaats of huisnummer creatief in de mailing te positioneren. Ook de leeftijdsgroep is een interessante variabele die een direct mailing aansprekend maakt. Mensen identificeren zich eerder met een afbeelding van iemand met de gelijke leeftijd, dan met een veel jonger of ouder persoon. Varieer daarbij in het aanbod, de tone of voice en met het beeldmateriaal.

Hoe genereert je deze persoonlijke klantgegevens?

Niet iedere consument is bereid zijn persoonlijke gegevens aan bedrijven te verschaffen. Daarom zetten veel bedrijven een loyaliteitsprogramma op doormiddel van een pas of digitale spaarkaart. Hiermee kan worden gespaard en/of je biedt andere voordelen bijvoorbeeld een uitnodiging voor de pre-sale. Creëer een win-win situatie, voor de klant én jezelf. En voor jou brengt een dergelijk programma veel meer voordelen met zicht mee, onder andere:

• De klant geeft je zijn persoonlijke gegevens
• Actieve klantenbinding
• Stimuleren van de verkoop
• Kennis over aankoopgedrag
• Inzicht in klantprofielen
• Directe communicatie met jouw doelgroep
• Klanten worden gesegmenteerd

Stijl van communiceren

Wil je jouw doelgroep echt aanspreken, houd dan ook rekening met het feit dat er voor mannen en vrouwen verschillende communicatiestijlen gelden:

Mannen voelen zich eerder aangesproken door communicatie met de volgende aspecten:

• Competitief element
• Benadrukken van technische specificaties
• Prijs en waardeer hem
• Houd rekening met voorkeur voor techniek en sport
• Maak hem het middelpunt

Vrouwen voelen zich eerder aangesproken als er in de communicatie aandacht wordt besteed aan:

• Onbaatzuchtig zijn
• Eerlijkheid en authenticiteit
• Mogelijkheid tot identificeren met het bedrijf/merk
• Appèl om een relatie aan te gaan met het merk of de aanbieder
• Mooie, verzorgde visuele uitstraling

Relevant aanbod

Behalve dat alle persoonlijke gegevens moeten kloppen en de doelgroep op de juiste manier is benaderd, is het ook belangrijk welk aanbod je de ontvanger toestuurt. Het aanbod moet relevant zijn en zo goed mogelijk aansluiten op de behoefte van de geadresseerde. Deze informatie is bijvoorbeeld te herleiden uit het historisch aankoopgedrag van de klant.

Om uit het koopgedrag een passende aanbieding te maken, kan je drie vragen stellen.

• Wat heeft mijn klant gekocht in het verleden?
• Wanneer heeft mijn klant zijn/haar laatste product gekocht?
• Hoe winkelt mijn klant het liefst?

Uit de antwoorden op deze vragen kan een passend aanbod vloeien:

• In zijn/haar smaak, type en/of merkvoorkeur
• Een vervanging of verlenging product
• De favoriete shopmethode: online, offline of telefonisch

De aankoop- of gebruikshistorie levert veel bruikbare informatie op. Door deze specifieke informatie is elke direct mail die de deur uit gaat uniek en speciaal gericht op de wensen van de doelgroep.